Déléguer efficacement en 5 étapes

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Pourquoi déléguer est une priorité

La délégation est une condition indispensable pour que les collaborateurs soient performants et épanouis. Elle profite à tout le monde :

• Aux managers : ne plus être responsable de tout en permanence vous protège de l’épuisement et équilibre votre temps entre management, réflexion et action.
• Aux collaborateurs : des personnes autonomes sont bien plus épanouies et ne risquent pas de partir du jour au lendemain. Selon une étude de LRN menée en 2016, donner de l’autonomie aux collaborateurs multiplie leur satisfaction par 9.
• À l’entreprise : le rôle du manager est d’obtenir les deux R du management, résultats et rétention. Selon la même étude, l’autonomie multiplie la créativité par 5 et divise le turnover par 3.

Vous y gagnez à la fois : plus de performance, moins de risque de départ, et un travail plus intéressant.

Comment savoir si vous savez déléguer

Quand je veux mesurer la maturité d’un manager, je visite son équipe en son absence. Si les performances de l’équipe baissent, cela signifie qu’il ne sait pas déléguer. Le bon management se mesure en l’absence du manager.

L’erreur classique

L’erreur classique est de vouloir commencer par déléguer. La délégation n’est pas naturelle : elle se construit. On ne commence pas une maison par le toit, mais par les fondations, et on ajoute les étages au fur et à mesure.

Voyez votre management comme une fusée à plusieurs étages : la confiance, puis la performance, l’autonomie, le coaching et enfin la délégation. La base est le point 1:1, qui évolue à chaque stade de maturité de votre relation.

1Développer la confiance avec le point 1:1

On établit la confiance avec quelqu’un en passant du temps de qualité avec lui. L’outil idéal pour cela est le point 1:1. Pendant les 3 à 5 premières semaines, votre seul objectif est de mieux connaître la personne.

Le point 1:1 est un rendez-vous individuel avec chacun de vos collaborateurs, programmé pour toute l’année, d’une demi-heure, chaque semaine. Les points clés :

• la laisser parler en priorité ;
• ne pas l’interrompre ;
• une fois qu’elle a terminé, lui poser des questions sur elle ;
• prendre des notes ;
• ne pas prendre le contrôle de l’échange.

Vos questions sont donc des relances pour l’aider à s’exprimer, et des questions sur elle : ses préférences, ce qui lui plaît, ses difficultés. Une fois la confiance établie, vous pouvez ajouter les étages suivants.

2Parler performance avec le feedback

Parler performance, c’est très simple : votre collaborateur doit savoir en permanence s’il performe ou non, si ce qu’il fait convient ou non. Prenez l’habitude de faire des feedbacks pendant vos points 1:1, positifs ou d’ajustement, sans entrer dans le schéma classique punition-récompense, qui est inefficace. Le feedback se construit en quatre temps :

1. La question : « Puis-je vous faire un feedback ? »
2. Les faits : « Quand vous… »
3. L’impact : « Voilà ce qui se passe… »
4. La demande : « Pouvez-vous… »

Intégrez cet outil progressivement : trois semaines de feedbacks uniquement positifs, puis les feedbacks d’ajustement. Pendant le point 1:1, parlez d’abord de ce qui va bien dans sa performance, puis de ce qui doit évoluer.

3Accélérer l’autonomie

Les points 1:1 stimulent déjà l’autonomie : ce rendez-vous régulier et programmé donne confiance à votre collaborateur, qui peut avancer seul entre deux points parce qu’il sait qu’il vous verra tous les cinq jours ouvrés.

Accélérez cette autonomie en changeant vos réactions. Quand quelqu’un vient avec un problème, vous ne le prenez pas pour le résoudre, vous ne proposez pas vos solutions, vous ne suggérez pas de pistes. Vous posez la question magique : « En effet, c’est très embêtant. Alors, comment allez-vous faire ? »

Pour mesurer la progression de l’autonomie de chacun, évaluez-la très simplement :

• 0 : me parle des problèmes qu’il rencontre ;
• 1 : a réfléchi à des solutions avant le point 1:1 ;
• 2 : me propose plusieurs solutions ;
• 3 : me propose sa meilleure solution ;
• 4 : m’explique quelle solution il a mise en œuvre.

Vos questions en point 1:1 portent alors sur le développement de son autonomie et sur les collaborations qu’il a engagées avec ses collègues.

4Commencer le coaching

En évaluant l’autonomie de vos collaborateurs, vous avez déjà mis un pied dans le coaching : vous leur avez dit, implicitement, que vous aimeriez qu’ils progressent. Cela demande de nouvelles compétences. Le coaching, c’est :

• vous mettre d’accord sur les progrès attendus dans un domaine ;
• réfléchir ensemble au plan d’action qui permettra d’y arriver ;
• les accompagner pour le mettre en œuvre.

Accompagner ne veut pas dire former : vous êtes leur manager, pas leur formateur. Vous mettez des ressources à leur disposition et vous vérifiez régulièrement qu’ils suivent le plan.

Le point 1:1 devient un outil de suivi du coaching. Vos questions portent sur les nouvelles initiatives prises et surtout sur la progression des compétences que vous avez décidé ensemble de développer.

5Faire une première grande délégation

Il s’agit cette fois de confier à un premier collaborateur une mission que vous assurez aujourd’hui. C’est beaucoup plus simple à ce stade, parce que la confiance est établie, que vous savez parler sereinement de performance, que votre collaborateur est devenu autonome et que vous êtes capable de le coacher. Les cinq points clés d’une délégation réussie :

1. La délégation n’est pas ponctuelle : c’est un processus avec un début et une fin. Votre collaborateur part d’un niveau 1 et vise le niveau 5.
2. Ne comparez pas son niveau actuel (1) avec le vôtre (5). Rappelez-vous plutôt votre niveau à vos débuts. L’enjeu est de l’amener le plus vite possible au niveau 5.
3. Définir des standards : déterminez ce que veulent dire les niveaux 1 à 5, en standard et en autonomie, sur la mission confiée. Cela fixe aussi votre niveau d’assistance.
4. Créer un calendrier : fixez ensemble la date à laquelle chaque niveau sera atteint. Votre accompagnement et vos contrôles sont inversement proportionnels à son niveau.
5. Organiser le suivi : suivez sa progression chaque semaine pendant le point 1:1, en vérifiant avec lui qu’il avance d’étape en étape sur le chemin établi.

Une fois une première délégation réussie, vous pouvez répéter le processus avec les autres membres de l’équipe.

En résumé

La délégation est la base d’un management positif et performant. Mise en place progressivement et construite dans le temps, elle devient l’un des outils les plus puissants du manager.