Partir en vacances l’esprit tranquille

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Selon une étude QAPA de 2020, 71 % des Français répondent aux mails ou aux appels professionnels pendant leurs vacances, et la grande majorité dit que cela la dérange. Comment décrocher, et comment préparer votre départ pour en profiter ? Les conseils qui suivent s’articulent autour de cinq axes : anticiper, déléguer, communiquer, motiver, couper.

1Anticiper et communiquer

Prévenez votre équipe à l’avance et soyez clair sur vos dates d’absence. Dites aussi que vous allez préparer un plan pour bien gérer cette période et que vous le partagerez ensuite. Doublez cette annonce orale d’un message écrit, et inscrivez vos congés dès que possible dans votre agenda personnel et dans celui de l’équipe.

2Gérer le planning des congés

Anticiper les vacances d’été, c’est aussi organiser le planning de l’équipe. Idéalement deux mois à l’avance, rappelez qu’il faut s’organiser ensemble pour que la période se passe bien.

Soyez clair sur ce que cette période implique pour l’équipe et pour chaque rôle, en particulier ceux qui demandent une bonne organisation collective, comme le Customer Success. Recueillez les souhaits de chacun et construisez ensemble le calendrier qui convient le mieux à tous. Enfin, invitez chacun à faire les démarches administratives liées aux congés : agendas à jour, jours posés dans l’outil dédié.

Le conseil de Stéphane Moriou

Pour préparer la période des vacances, repartez de l’équation de la performance : performance = potentiel - interférences. Toute la question est d’anticiper cette période pour maximiser le potentiel des membres de votre équipe, tout en retirant le plus possible des interférences qui pourraient les empêcher d’avancer sereinement.

3Faire un état des lieux et déléguer

Faites la liste des sujets importants en cours. Identifiez ceux à boucler avant de partir, ceux que reprendront des collègues et ceux qui attendront la rentrée. C’est l’occasion de refaire le point sur les priorités et les urgences.

Le but : déléguer les sujets qui doivent continuer d’avancer pendant votre absence. Selon leur nature, à un membre de votre équipe, à l’un de vos pairs ou à votre propre manager.

4Mettre en place un relais pour ne pas bloquer les projets

Déléguer, c’est aussi prévoir un relais. Pour ne pas bloquer les projets, mettez en place des processus de décision exceptionnels et clairs, et assurez-vous que chaque projet de l’équipe a un responsable bien identifié.

Précisez aussi comment réagir en cas d’urgence : pour chaque sujet, qui décide et qui prévenir en priorité en interne. Vous partez l’esprit tranquille, et votre équipe prend le relais sereinement.

5Prévenir vos interlocuteurs stratégiques

En interne comme en externe, vous avez des interlocuteurs privilégiés. Prévenez-les à l’avance de votre absence. C’est une question de courtoisie, et cela évite qu’ils découvrent votre absence au moment où ils ont besoin de vous. C’est aussi l’occasion de leur dire qui sera leur contact pendant ce temps et de les rassurer sur le suivi de vos projets.

6Rédiger votre message d’absence

C’est un incontournable, sur votre messagerie comme sur Slack. Rien ne vous empêche d’écrire un message qui fera sourire, mais n’oubliez pas l’essentiel :

• quand vous serez de nouveau disponible ;
• qui contacter en votre absence pour un projet en cours ou une vraie urgence.

Le conseil de Stéphane Moriou

La gestion des e-mails est toujours plus sensible qu’il n’y paraît :

• Puis-je, ou dois-je, compter sur un membre de mon équipe pour répondre aux urgences ?
• Dois-je vraiment couper pendant les vacances, ou y a-t-il des messages auxquels je dois répondre ?

S’y ajoute la charge mentale : comment gérer la culpabilité si je coupe totalement, ou au contraire si je ne coupe pas ? Lors de ses derniers congés, Stéphane Moriou a complètement débranché, avec ce message d’absence : « Si message urgent, merci de contacter ma femme au 06 XX XX XX XX ». Résultat garanti.

7Donner les clés et les dernières consignes

Prenez quelques minutes avec chaque membre de l’équipe pour vérifier que tout est prêt pour votre absence. Si vous tenez des points 1:1, le dernier avant votre départ est souvent le meilleur moment.

C’est l’occasion de repasser vos dernières consignes, mais surtout de poser des questions ouvertes et d’écouter activement :

• Avez-vous tout ce dont vous avez besoin pendant mon absence ?
• Y a-t-il des points qui vous inquiètent ?

8Passer un message motivant à toute l’équipe

Déléguer pendant vos vacances, c’est montrer à votre équipe que vous lui faites pleinement confiance et permettre à chacun de grandir avec de nouvelles responsabilités. C’est donc l’occasion d’un message particulièrement positif.

C’est aussi l’occasion de montrer l’exemple : bien organiser vos congés, communiquer clairement et à l’avance, déléguer pleinement, et vous donner les moyens de profiter vraiment de vos vacances.

Le conseil de Stéphane Moriou

Allez plus loin : profitez de vos vacances pour prendre du recul sur votre équipe et réfléchir au feedback. Posez-vous la question : « Quel est le feedback que je n’ai pas eu le courage de donner à mes équipes tout au long de l’année ? » La rentrée est un bon moment pour partager un feedback constructif, avec du recul et la tête reposée, et repartir sur une bonne dynamique dès septembre.

9Organiser votre retour

Avant de partir, prenez quelques minutes pour préparer votre retour :

• bloquez les premières heures de votre journée de retour pour lire les messages reçus pendant votre absence ;
• prévoyez rapidement un point avec les membres de l’équipe pour vous remettre à jour sur les sujets en cours ;
• si vous avez expliqué avant de partir comment les sujets seraient suivis et les décisions prises, refaites l’exercice avec chacun à votre retour.

10Vraiment couper pendant les vacances

Maintenant que vous avez suivi les neuf étapes précédentes, coupez vraiment et ressourcez-vous. Si vous avez délégué, communiqué et organisé, rien ne vous empêche de profiter d’une vraie pause, sans interruption. Mettez vos notifications en pause et résistez à la tentation de consulter vos messages.

Les frontières entre vie professionnelle et vie personnelle sont de plus en plus floues : il est essentiel de garder des moments protégés pour refaire le plein d’énergie, mentale et physique. Vous et votre équipe en bénéficierez.

Le conseil de Stéphane Moriou

Les vacances sont aussi propices au recul sur soi-même et au développement de son potentiel. Profitez de ce temps calme pour faire le bilan et avoir une conversation courageuse avec vous-même, sur ce qui va et ce qui va moins bien.

• À court terme, faites votre autocritique : vos points forts, vos points d’amélioration, ce que vous voulez faire à la rentrée.
• À long terme, réfléchissez à votre avenir : faire le bilan de votre carrière, vous demander si vous êtes à votre place, penser à votre équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

La checklist récap

Si vous ne cochez pas toutes les cases, vous savez ce qu’il vous reste à faire.

• Vous avez prévenu votre équipe.
• Le planning des congés de votre équipe est fait.
• Vous avez délégué les sujets importants.
• Vous avez un relais sur les projets en cours.
• Vous avez prévenu vos interlocuteurs stratégiques.
• Vous avez configuré votre message d’absence.
• Vous avez briefé chaque personne de votre équipe.
• Vous avez motivé l’équipe avant de partir.
• Vous avez organisé votre retour avant de partir.
• Vous vous engagez à couper pendant les vacances.